I Pour la sécurité des informations
I Pour la sécurité des informations- Plus une entreprise croît, plus les données s’accumulent, et avec, le besoin de gérer les permissions d’accès. On ne voudrait pas qu’un employé X puisse accéder aux données personnelles des autres employés, ou des clients dont il ne gère pas le dossier.
- En organisant sa base de données, on établit un périmètre de sécurité autour de ces dernières.
De plus, depuis 2018 qui n’a pas entendu parler des RGPD ?
Une bonne organisation est nécessaire dans l’optique d’une politique de suppression des données.
II Pour la facilité et la productivité
- Passer 5-10 minutes, pour chaque dossier, à trouver les informations nécessaires dans la base de données peut vite s’accumuler, et l’on comprends donc l’importance d’une bonne organisation, qui fluidifiera la recherche d’information, et donc augmentera la productivité.
III Pour une meilleure satisfaction de travail
- Commencer à travailler, et redouter de devoir chercher des informations parce que l’on sait qu’on va se perdre dans l’océan des données désorganisées peut très vite impacter sa satisfaction au travail. Une base bien gérée est au contraire un plaisir à naviguer, et une inquiétude de moins.
IV Comment réorganiser sa base de données ?
Les bonnes pratiques à garder en tête
- Avant de démarrer le projet de réorganisation, il est important de connaître quelques principes et bonnes pratiques :
- Remplacer l’espace par « _» : ceux de la vieille école apprécieront, mais également ceux utilisant des commandes pour naviguer la base de donnée
- Plusieurs types de classement :
- Par date
- Par importance
- Par fréquence d’utilisation
- Pour le classement numérique : 01,02 (…) pas 1, 2 (…) pour éviter d’avoir le 1, 2(…) et le 11, 22(…) qui se suivent.
Les 3 étapes
- L’ébauche
- Pour démarrer, on utilise une logique générale, commune à toute l’entreprise (ex. : une section Administratif, RH, Clients etc…).
- Ensuite il faut faire preuve d’imagination, et se mettre à la place d’un employé lambda à la recherche d’un dossier : Quelle sera sa démarche ? Quelles questions va-t-il se poser pour trouver la localisation de l’information recherchée ?
De cette exercice découle une logique plus précise, propre à chaque entreprise.
- Echanges avec un collègue
- Vient ensuite la démarche itérative afin de trouver l’arborescence adaptée à l’entreprise. Pour cela, échanger avec 1 ou plusieurs collègues permettra non seulement d’avoir un avis externe, mais également de soulever des points qui auraient été ignorés ou oubliés, parfois même inconnues de la personne en charge de la réorganisation.
- La version finale
- Le moment tant attendu, l’arborescence est terminée, il est temps de classer toutes les informations selon l’organisation choisie. Probablement l’étape la plus fastidieuse, elle permettra in fine de décider de la répartition des accès, en plus d’avoir une base donnée propre et facile à naviguer
4 Une fois terminée
- Il convient de transmettre à tous les employés une notice explicative de la nouvelle répartition, afin que tous s’approprie l’arborescence et la logique d’organisation.
- On notera qu’il est possible d’effectuer des modifications à son arborescence selon les retours, mais que la logique principale reste la même
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Rédacteur : Daniel Habibian
